Passzív félév igénylése és újra aktív státusz bejelentése a Doktori Iskola Tanácsának címzendő kérvénnyel lehetséges, amelyben pontosan meg kell jelölni a tanulmányok szüneteltetésének kezdő és végső dátumát (mely félévek) és a kérelem rövid indoklását. A kérvényeket a passziváltatni kívánt félév szorgalmi időszaka előtt legkésőbb három héttel lehet beadni a Doktori Iskola Tudományos Adminisztrációján és elektronikusan a DI titkárának.
A képzés ideje alatti hosszabb tanulmányutak időpontjáról és tartalmáról - három hónapot meghaladó út esetén a passzív félév / év kezdeményezéséről - a témavezetőt, a tanszékvezetőt és írásos formában a Doktori Iskola Tanácsát a féléves tájékoztatóban kiírtak szerint, de legkésőbb három héttel a szorgalmi időszak előtt tájékoztatni kell. A passzív félévről / évről, külföldi tanulmányútról való visszatérést hasonlóan írásban jelezni kell.
A képzés során, annak bármely szakaszában a hallgatói jogviszony szüneteltetése nem haladhatja meg a képzési időszak felét, tehát a hallgató legfeljebb két passzív félévet igényelhet mindkét képzési szakaszban. Passzív félév alatt a hallgató nem jogosult hallgatói juttatásokra (ösztöndíjra, kollégiumi férőhelyre, diákigazolvány érvényesítésére). A doktorandusz hallgatói jogviszonya (miután a Doktori Iskola erről értesíti) automatikusan megszűnik, ha passzív féléveinek száma meghaladná a Szabályzatokban meghatározott maximumot.
A beiratkozási lapot a passzív félévek elején is le kell adni!